과천도시공사 사무관리규정 시행세칙

제정 2024.03.13. 세칙 제39호

제1장  총  칙

제1조(목적) 이 세칙은 과천도시공사(이하“공사”라 한다)의 사무관리규정(이하“규정”이라 한다) 시행에 관하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(적용범위) 공사의 사무관리와 관련하여 이 세칙에서 정하는 것을 제외하고는 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정 시행규칙」에 따른다.

제2장  공문서의 작성 및 처리

제3조(공문서 작성의 방법) ① 공문서(이하“문서”라 한다)의 내용을 둘 이상의 항목으로 구분할 필요가 있는 경우, 그 항목을 순서(항목 구분이 숫자인 경우에는 오름차순, 한글인 경우에는 가나다순을 말한다)대로 표시하여야 한다. 다만 필요한 경우에는 □, ○, ―, · 등과 같은 특수한 기호로 표시할 수 있다.

1. 첫째항목의 구분은 1., 2., 3., 4.‥‥‥로 나누어 표시한다.

2. 둘째항목의 구분은 가., 나., 다., 라.‥‥‥로 나누어 표시한다.

3. 셋째항목의 구분은 1), 2), 3), 4)‥‥‥로 나누어 표시한다.

4. 넷째항목의 구분은 가), 나), 다), 라),‥‥‥로 나누어 표시한다.

5. 다섯째항목의 구분은 (1), (2), (3), (4)‥‥‥로 나누어 표시한다.

6. 여섯째항목의 구분은 (가), (나), (다), (라)‥‥‥로 나누어 표시한다.

7. 일곱째 항목의 구분은 ①, ②, ③, ④……로 나누어 표시한다.

8. 여덟째 항목의 구분은 ㉮, ㉯, ㉰, ㉱……로 나누어 표시한다.

9. 제2호·제4호·제6호 및 제8호의 경우에 하., 하), (하), ㉻ 이상 더 계속되는 때에는 거., 거), (거), <거>, 너., 너), (너), <너>……로 이어 표시한다.

② 문서 및 유가증권의 금액 표시는 공사 사무관리규정(이하“규정”이라 한다) 제9조제3항에 따라 아라비아숫자로 쓰되, 숫자 다음에 괄호를 하고 다음과 같이 한글로 기재하여야 한다.

(예시) 금113,560원(금일십일만삼천오백육십원)

제4조(용지의 색깔 등) ① 문서에 쓰이는 용지의 색깔은 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 흰색으로 한다.

② 문서의 용지는 위로부터 30밀리미터, 왼쪽부터 20밀리미터, 오른쪽 및 아래부터 각각 15밀리미터의 여백을 두어야 한다. 다만, 문서의 특성상 여백을 조정할 필요가 있는 경우 편철이 용이하도록 하여야 한다.

③ 문서에 쓰이는 글자의 색깔은 검은색 또는 푸른색으로 한다. 다만, 도표의 작성이나 수정 또는 주의환기 등 특별한 표시가 필요한 때에는 다른 색깔로 작성 할 수 있다.

제5조(문서의 구성) ① 기안문 및 시행문을 작성하는 경우 두문·본문 및 결문으로 구성한다.

② 제1항에 따른 두문은 행정기관명과 수신란으로 구성하되, 다음 각 호의 구분에 따라 표시한다. 이 경우 두문의 여백에는 공사의 로고·상징·마크·홍보문구 등을 표시할 수 있다.

1. 수신자가 없는 내부 결재인 경우 수신란에 “내부결재”로 표시한다.

2. 수신자가 있는 경우에는 수신자명을 표시하고, 그 다음에 이어서 괄호 안에 업무를 처리할 보조기관이나 보좌기관을 표시한다. 다만, 수신자가 여럿인 경우에는 두문의 수신란에 “수신자 참조”라고 표시하고 제2항에 따른 결문의 발신 명의 다음 줄에 수신자란을 따로 설치하여 수신자명을 표시할 수 있다.

③ 본문은 제목, 내용 및 붙임(문서에 다른 서식 등이 첨부되는 경우에만 해당한다)으로 구성한다. 이 경우, 제목은 그 문서의 내용을 쉽게 알 수 있도록 간단하고 명확하게 표시하고 내용은 문서로써 표현하고자 하는 뜻을 쉬운 말로 간략하게 작성하되, 회보를 제외하고는 성질을 달리하는 내용을 같은 문서로 작성하여서 아니 된다.

④ 문서에 다른 서식 등이 첨부되는 경우에는 본문의 내용이 끝난 줄 다음에 “붙임”표시를 하고 첨부물의 명칭과 수량을 적되, 첨부물이 두 가지 이상인 경우에는 제3조제1항에 따라 항목을 구분하여 표시하여야 한다.

⑤ 결문은 다음 각 호의 사항으로 구성한다.

1. 발신 명의

2. 기안자·검토자·협조자·결재권자의 직위나 직급 및 서명(전자이미지서명과 전자문서서명을 포함한다. 이하 같다)

3.「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」에 따른 생산등록번호 및 접수등록번호, 시행일 및 접수일

4. 행정기관의 우편번호·주소·홈페이지주소·전화번호·팩스번호, 공무원의 전자우편 주소와 공개 구분

제6조(끝표시) 제5조제2항에 따른 본문의 마지막에는 다음 각 호과 같이“끝”표시 등을 한다.

1. 본문의 내용(본문에 붙임이 있는 경우에는 붙임을 말한다)의 마지막 글자에서 한 글자를 띄우고“끝”표시를 한다. 다만, 본문의 내용이나 붙임이 적은 사항이 오른쪽 한계선에 닿은 경우에는 다음 줄의 왼쪽 기본선에서 한 글자 띄우고“끝”표시를 한다.

2. 제1항에도 불구하고, 본문의 내용이 표 형식으로 끝나는 경우에는 표의 마지막 같까지 내용이 작성되면 표 아래 왼쪽 기본선에서 한 글자를 띄운 후“끝”표시를 하고, 표의 중간까지만 작성된 경우에는“끝”표시를 하지 않고 마지막으로 작성된 다음 칸에“이하 빈칸”으로 표시한다.

제7조(기안자 등의 표시) ① 기안문에는 「과천도시공사 사무관리규정」(이하 “규정”이라 한다) 제10조제4항에 따라 발의자와 보고자의 직위나 직급의 앞 또는 위에 발의자는 ★표시를, 보고자는 ⊙표시를 한다.

② 기안문에 첨부되는 계산서·통계표·도표 등 작성상의 책임을 밝힐 필요가 있다고 인정되는 첨부물에는 작성자를 표시하여야 한다.

③ 기안자, 검토자 또는 협조자는 기안문의 해당란에 직위나 직급을 표시하고 서명하되, 검토자나 협조자가 규정 제11조제3항에 따라 다른 의견을 표시하는 경우에는 직위나 직급 다음에 “(의견 있음)”이라고 표시하여야 한다.

제8조(문서의 결재) ① 결재권자의 서명란에는 서명날짜를 함께 표시한다.

② 규정 제12조제2항에 따라 위임전결하는 경우에는 전결하는 사람의 서명란에 “전결” 표시를 한 후 서명하여야 한다.

③ 규정 제12조제3항에 따라 대결(代決)하는 경우에는 대결하는 사람의 서명란에 “代” 표시를 하고 서명하되, 위임전결사항을 대결하는 경우에는 전결하는 사람의 서명란에 “전결” 표시를 한 후 대결하는 사람의 서명란에 “代” 표시를 하고 서명하여야 한다.

④ 제2항과 제3항의 경우에는 서명 또는 “전결” 표시를 하지 아니하는 사람의 서명란은 만들지 아니한다.

제9조(시행문의 작성) 규정 제14조에 따라 시행문을 작성하는 경우에는 별지 제1호 서식에 따라 작성하되, 그 구성에 관하여는 제5조에 따른다.

제10조(발신명의) 규정 제16조와 관련하여 결재권자의 권한을 대행하거나 직무를 대리하는 사람이 발신 명의와 함께 본인의 성명을 적는 경우에는 대행하는 직위의 뒤에 “권한대행” 또는 “직무대리”의 표시를 하여야 한다.

제11조(문서의 발신) 문서는 그 문서를 기안한 부서에서 발신하되, 규정 제17조에 따라 직인을 찍는 문서로서 전자문서인 경우에는 문서의 기안자나 문서의 수신·발신 업무를 담당하는 사람이 전자이미지직인을 찍고, 종이문서인 경우에는 직인을 관리하는 사람이 찍는다.

제12조(문서의 발신방법 등) ① 규정 제17조에 따라 전자문서시스템 등을 이용하여 정보통신망으로 문서를 발신하거나 수신하였을 때에는 그 발신 또는 수신 기록을 전자적으로 관리하여야 한다.

② 규정 제17조제2항에 따라 우편·팩스 등의 방법으로 문서를 발신한 때에는 그 발신기록을 증명 할 수 있는 관계 서류 등을 기안문과 함께 보존하여야 한다.

제13조(결재받은 문서의 수정) 결재를 받은 문서의 일부분을 삭제하거나 수정할 때에는 문서를 재작성하여 결재를 받아야 한다. 다만, 종이문서의 경우로서 삭제하거나 수정하려는 사항이 명백한 오류의 정정 등 경미한 사항인 경우에는 원안의 글자를 알 수 있도록 글자의 중앙에 두선을 긋고 삭제 또는 수정한 자가 날인하여야 한다.

제14조(문서의 접수·처리) 규정 제18조제1항에서 말한 종이문서의 접수일시와 접수등록번호를 기입하는 방법은 별표 1과 같으며, 특별한 사유가 없으면 접수한 문서의 오른 쪽 위 여백에 찍어야 한다.

제15조(문서의 반송 및 재배부) ① 접수한 문서에 형식 상 흠이 있는 때에는 그 문서의 생산등록번호, 시행일, 제목 및 반송사유를 구체적으로 밝혀 발신한 기관(공사 내부로 발송된 경우 발신부서)에 반송 할 수 있다.

② 공사 사장은 접수한 문서가 다른 행정기관의 소관사항인 경우 그 문서를 지체 없이 소관 행정기관의 장에게 이송하여야 한다.

③ 각 부서에서 그 소관에 속하지 아니하는 문서를 접수한 경우에는 지체없이 「과천도시공사 직제규정」에 따라 총무업무를 담당하는 부서(이하 “총무부서”라 한다)로 보내야 하며, 총무부서로부터 배부받은 문서의 경우에는 재배부 요청을 하여야 한다. 이 경우 총무부서는 그 문서를 즉시 소관 부서로 재배부 하여야 한다.

제3장  서식의 제정 및 활용

제16조(서식의 제정 및 변경) 서식을 제정 및 변경하고자 하는 부서에서는 규정 제24조에 따라 설계한 서식안을 첨부한 내부문서를 전자서식 관리를 담당하는 부서에 보낸다. 이 경우, 총무부서의 협조를 얻어야 한다.

제4장  직인의 관리

제17조(직인의 재료 등) 직인의 재료는 쉽게 마멸되거나 부식되지 아니하는 재질을 사용하여야 한다.

제18조(직인인영의 색깔) 직인인영의 색깔은 빨간색으로 한다. 다만, 전자문서를 출력하여 시행하거나 모사전송기를 통하여 문서를 접수하는 경우에는 직인인영의 색깔을 검정색으로 할 수 있다.

제19조(직인의 사용) 직인은 기관 또는 직위의 명칭의 끝자가 인영의 가운데 오도록 찍고 그 직의 직무대리도 이를 사용할 수 있다.

제20조(직인의 사용기록 관리) 전자문서시스템에서 처리되지 않은 모든 직인 날인 문서는 별지 제2호 서식에 따라 직인사용대장에 기록하여야 한다.

제21조(직인의 보관방법) 직인은 항상 견고한 용기에 보관하여야 하며, 근무이외의 시간과 집무를 요하지 아니하는 시간에는 잠금장치를 활용하여 보관하여야 한다.

제22조(직인의 내용) 규정 제30조에 따라 직인을 신조하는 경우 관인의 글자는 한글로 하여 가로로 새기되, 국민이 쉽고 간명하게 알아볼 수 있도록 하여야 하며, 그 기관 또는 직위의 명칭에“인”또는“의인”글자를 붙인다.

제23조(인영 관리) 직인관리를 총괄하는 부서의 장은 매년 2월 1일 현재 직인의 인영현황을 별지 제3호 서식에 따라 인영관리부에 기록하여야 한다.

제24조(직인의 등록) 규정 제30조에 따라 직인을 등록하는 경우 별지 제4호 서식에 따라 직인대장을 작성해야 한다.

제25조(직인의 신조·개각·폐기) ① 규정 제30조 제2항에 따라 직인을 신조 또는 개각하고자 하는 경우에는 별지 제5호 서식에 따라 신조(개각)신청서를 작성하여 신청하여야 한다.

② 규정 제30조 제4항에 따라 직인의 폐기하고자 할때에는 별지 제6호 서식에 따라 폐인대장에 그 내용을 기록해야 한다.

제26조(전자이미지직인의 관리) ① 규정 제31조에 따른 전자이미지를 등록하는 경우는 별지 제7호 서식에 따라 전자이미지직인대장을 작성하여 관리해야 한다.

② 제2항에 따라 전자이미지직인을 등록하는 경우 일반직인의 인영을 전자이미지직인대장의 해당란에 찍고, 찍은 인영을 전자적 이미지형태로 컴퓨터 파일로 등록한 후 이를 출력하여 전자이미지직인대장의 해당란에 붙여야 한다. 이 경우, 직인의 모습을 보존하기 위해 전자이미지직인대장에 이미지 보존을 위한 조치를 취해야 한다.

제27조(인영의 인쇄사용) ① 규정 제32조제2항에 따라 직인의 인영을 인쇄하여 사용하고자 할때는 별지 제8호 서식에 다라 인영인쇄사용신청서를 작성하여 제출하여야 한다.

② 규정 제32조제3항에 따라 직인의 인영을 인쇄하여 사용한 부서의 장은 별지 별지 제9호 서식에 따라 인영인쇄문서수불부를 작성 후 관리하여야 한다.

제28조(직인의 사고 등) ① 직인의 관리자는 직인이 도난, 분실 또는 허위, 변조 등의 사고가 발생하였을 때는 지체 없이 직인관리책임자에게 보고하여야 하고 직인관리책임자는 별지 제10호 서식에 따라 직인사고보고서를 사장에게 제출하여야 한다

② 사장은 사고 상황을 시장에게 보고하여야 한다.

제5장  행정업무의 관리

제29조(업무분장표 작성) 규정 제37조에 따라 업무를 분장하는 경우 별지 제11호 서식에 따라 업무분장표를 작성하여 담당자의 확인 후 인사관리부서로 지체 없이 통보하여야 한다.

② 제1항에 따라 사무를 분장할 경우 공사 직제규정에 의한 분장을 원칙으로 하되, 필요한 경우 부서 실정에 맞게 조정 할 수 있다.

제30조(인계인수서의 작성) ① 규정 제38항에 따라 업무를 인계·인수하는 사람은 별지 제12호 서식에 따라 사무인계인수서를 작성하고 날인하여야 한다. 다만, 작성대상에 따라 해당사항이 없거나 불필요하다고 인정되는 경우에는 생략할 수 있다.

② 사무인계인수서는 1부를 작성하여 각 부서에서 보관한다.

③ 후임자가 정해지지 아니한 경우와 그 밖의 특별한 사유로 후임자에게 사무를 인계할 수 없는 경우에는 그 직무를 대리하는 사람에게 인계하고, 그 직무를 대리하는 사람은 후임자가 업무를 인수할 수 있게 되었을 때에 즉시 인계하여야 한다.

④ 그 밖에 업무의 인계인수와 관련된 사항은 「과천시 사무인계인수 규칙」을 따른다.

제43조(업무편람의 작성·관리 등) ① 규정 제39조에 따른 업무편람은 특별한 사유가 없으면 공사 직제에 규정된 최하 단위 부서별로 작성하여야 한다.

② 업무편람은 다음 각 호의 사항을 포함하여 작성되어야 하며, 업무를 인계·인수할 때에는 업무편람의 내용을 함께 포함하여 인계·인수하여야 한다.

1. 업무 연혁, 관련 업무 현황 및 주요업무계획

2. 업무의 처리절차 및 흐름도

3. 소관 보존문서 현황

4. 그 밖에 업무 처리에 필요한 참고사항

부       칙 (제정 2024. 03. 13. 세칙 제39호)

제1조(시행일)  이 세칙은 발령한 날부터 시행한다.

제2조(경과조치) 이 세칙 시행 전에 이미 시행된 사항은 이 세칙에 의하여 시행된 것으로 본다.

[별표 1]

등록번호의 표시방법 (제14조 관련)

1. 접수등록번호

접수	- ( . . . : )

비고

1. 등록번호 표기란의 크기는 기록물 유형에 따라 적절하게 조정하여 사용한다.

2. 등록번호 표기란의 첫째 줄에는 등록번호를 적되, 처리과명과 연도별 일련번호를 붙임표(-)로 이어 적는다.

(예시) 경영기획처인 경우: 경영기획처-123호

3. 등록번호 표기란의 둘째 줄 괄호 안에는 생산·접수일자를 적는다. 다만, 민원문서 등 필요한 경우에는 접수일자와 함께 시·분까지 적는다.

[별지 제1호서식]

시행문 (제9조제1항 관련)

행 정 기 관 명

수신

(경유)

제목

직인

발신명의

기안자  직위(직급) 서명

검토자  직위(직급) 서명

결재권자  직위(직급) 서명

협조자

시행

처리과명-연도별 일련번호(시행일)

접수

처리과명-연도별 일련번호(접수일)

우

도로명주소

/

홈페이지 주소

전화번호(   )

팩스번호(   )

/

공무원의 전자우편주소

/

공개 구분

[별지 제2호서식]

직 인 사 용 대 장 (제20조 관련)

일련 번호	일 자	제 목	사용 매수	사 용 자
				소 속	직 급	성 명

[별지 제3호서식]

인 영 관 리 부 (제23조 관련)

직 인 명 :
압인 년 월 일	년 월 일	년 월 일	년 월 일		년 월 일			년 월 일
년 월 일	년 월 일	년 월 일	년 월 일		년 월 일			년 월 일
폐인						년			월		일

[별지 제4호서식]

직 인 대 장 (제24조 관련)

직 인 명		서체규격
폐 기	년 월 일	사용개시	년 월 일
이 유	마멸, 직제변경, 기타	각인근거
용 도		인영
보 관 책 임 자	년 월 일부터 년 월 일까지
	년 월 일부터 년 월 일까지
	년 월 일부터 년 월 일까지
비 고

[별지 제5호서식]

신조(개각)신청서 (제25조제1항 관련)

년 월 일
과천도시공사사장 귀하
신고인 직 성명 (인)
신조(개각)의 이유, 용도
2. 서 체 규 칙
3. 직 인 명
4. 사 용 개 시	년 월 일
5. 비치처 및 관수자
6. 공인의 모형

[별지 제6호 서식]

폐 인 대 장 (제9조제5호 관련)

직 인 명	신조 및 사용 개시년월일	규격서체	폐인내용	폐 인 (방 법)	폐인당시의 인영

[별지 제7호 서식]

전자이미지직인대장 (제26조 관련)

직 인 명		서체규격
폐 기	년 월 일	사용개시	년 월 일
이 유	직제변경, 기타	각인근거
용 도		인영	원 본 전자이미지
정 보 화 관 리 책 임 자	년 월 일부터 년 월 일까지
	년 월 일부터 년 월 일까지
	년 월 일부터 년 월 일까지
비 고

[별지 제8호서식]

인영인쇄사용신청서 (제27조 제1항 관련)

년 월 일
과천도시공사사장 귀하
신고인 직 성명 (인)
직 인 명
2. 사용목적
3. 인쇄수량		4. 인쇄업체
5. 제판규격	원형( ) 축소( )	6. 사용기간
7. 관리부서		8. 관리책임자
9. 입회자의 직·성명		10. 문 서 명

[별지 제9호서식]

인영인쇄문서수불부 (제27조 관련)

(문서명 : )
일련 번호	일자	사용내역	매수		결 재
			사용	잔량	담당자	부 장	처·단장

[별지 제10호서식]

직인사고보고서 (제11조제1항 관련)

년 월 일
보고자 직 성명 (인)
1. 사고 직인명
2. 사고발생 일시·장소
3. 사고내용
4. 사고 후 처리전말
5. 기 타

[별지 제11호서식]

OOOO처·단(OOOO부) 업무분장표 (제29조 관련)

년 월 일
직 급	성 명	사 무 내 용	업 무 대행자	비 고

[별지 제12호서식]

(표지)

사무인계·인수서 (제30조 관련)

년     월     일 현재 OOOO부의 OO업무를 별첨과 같이 인계인수함

인계인수서의 내용은 사실과 같이 작성하였음

인계인수 및 입회자는 다음과 같음

년      월      일

인 계 자 : 직위        성명

인 수 자 : 직위        성명

입 회 자 : 직위        성명

※ 입회자는 인수자 및 인계자의 차상급자로 하고 직원의 경우 부장으로 함

※ 인계인수서의 내용은 「과천시 사무인계인수규칙」을 준용함