과천도시공사 기록물관리규정

제정 2019.12.31. 규정 제24호

개정 2020.12.10. 규정 제49호

개정 2021.06.24. 규정 제59호

개정 2022.11.30. 규정 제90호

개정 2023.04.20. 규정 제96호

개정 2024.03.11. 규정 제116호

제1장  총  칙

제1조(목적) 이 규정은 과천도시공사(이하“공사”라 한다) 기록물의 안전한 보존 및 효율적 활용을 위하여 기록물의 관리에 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(적용범위) 이 규정에서 정하지 아니한 사항은 「공공기록물관리에 관한 법률」을 준용한다.(개정 2024.3.11.)

제3조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1.“기록물”이라 함은 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서·도서·대장·카   드·도면·시청각물·전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말   한다.

2.“기록물관리”라 함은 기록물의 생산·분류·정리·이관·수집·평가·폐기·보존·공   개·활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.

3.“기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적으로 활용하기 위하여 필요한 서고, 사무공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리 전문요원 및 전담 인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.

4.“기록관의 장”이라 함은 기록물관리부서의 장을 말한다.

5.“전자기록물”이라 함은 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형

태로 작성하여 송신·수신 또는 저장되는 기록정보자료를 말한다.

6.“비치기록물”이라 함은 카드·도면·대장 등과 같이 주로 사람·물품 또는 권리관계 등에 관한 사항의 관리나 확인 등에 수시로 사용되어 처리부서에 계속 비치·활용하여야 하는 기록물을 말한다.

7.“기록물철”이라 함은 기록물관리의 기본단위로서 단위과제의 범위 안에서   관련 기록물을 편철한 1개 이상의 묶음을 말한다.

8.“단위과제”라 함은 정부기능분류체계의 소기능을 유사성, 독자성 등을 고려하여 영역별, 절차별로 세분한 업무를 말한다.

9.-16.(삭제 2024. 3. 11.)

9.“전자문서시스템”이라 함은 문서의 기안·검토·협조·결재·등록·시행·분류·편철·보관·보존·이관·접수·배부·공람·검색·활용 등 문서의 모든 처리절차가 전자적으로 처리되는 시스템을 말한다.(개정 2024. 3. 11.)

10.“기록관리시스템”이라 함은 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.(신설 2024. 3. 11.)

제4조(임․직원의 의무) 모든 임직원은 이 규정이 정하는 바에 따라 기록물을 보호·관리할 의무를 갖는다.

제5조(기록물관리의 원칙) 기록물이 생산부터 활용까지의 전 과정에 걸쳐 진본성·무결성·신뢰성 및 이용가능성이 보장될 수 있도록 관리하여야 한다.

제2장  기록관

제6조(기록관) ① 공사의 기록물을 체계적으로 관리하기 위하여 기록관을 설치·운영하여야 하며, 기록물관리 업무 담당 부서장이 기록관의 장이 된다.

② 기록관은 다음 각 호의 업무를 수행한다.

1. 기록물관리에 관한 기본계획의 수립·시행
2. 기록물 수집·관리 및 활용
3. 기록관리기준표의 관리

4. 기록물 생산현황 취합 및 관리

5. 기록물 정수점검 및 실태조사
6. 주요 회의록, 조사·연구·검토서 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리
7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리
8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기결과 관리
9. 비공개기록물의 공개재분류
10. 기록물에 대한 정보공개청구의 접수
11. 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원

12. 기록물관리 지도·교육 운영 계획의 수립 및 시행
13. 중요기록물의 재난대비 계획 수립

14. 서고의 시설 및 장비 관리
15. 기록물 이관에 관한 사항
16. 기록물에 대한 통계의 작성 및 관리
17. 그 밖에 기록물관리에 관한 사항

제7조(기록물관리 전문요원 등) ① 기록관의 장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제78조에 따른 자격 요건을 가진 기록물관리 전문요원과 그 밖에 기록물관리 업무 수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다.

② 기록물의 효율적 관리를 위하여 각 처리부서별로 기록물관리책임자를 지정·운영하여야 하며, 처리부서별 기록물관리책임자는 다음 각 호의 업무를 수행한다.
1. 기록물 및 기록물철의 등록·관리에 관한사항
2. 처리부서별 기록관리기준표 작성·관리에 관한 사항(개정 2024. 3. 11.)
3. 단위과제별 기록물철 작성기준의 수립에 관한사항
4. 기록물의 정리·보관 및 이관에 관한사항
5. 간행물의 등록 및 관리에 관한 사항
6. 그 밖에 처리부서의 기록물 관리에 관한 사항

제3장  기록물의 생산

제8조(기록물의 전자적 생산·관리) 기록물이 전자적으로 생산·관리되도록 필요
한 조치를 강구하여야 하며, 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물에 대하여도 전자적으로 관리되도록 노력하여야 한다.

제9조(기록화 및 기록관리 대상) 공식적으로 결재 또는 접수한 기록물을 포함하여 결재과정에서 발생한 수정내용 및 이력 정보, 업무수행과정의 보고사항, 검토사항 등을 기록물로 남겨 관리하여야 한다.

제10조(회의록의 작성·관리) ① 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 회의를 개최하는 경우에는 회의록을 작성하여야 한다.
1. 이사회 회의
2. 인사위원회 회의
3. 노사협의회 회의
4. 그 밖에 회의록의 작성이 필요하다고 인정되는 주요 회의
② 제1항에 따른 회의록에는 회의의 명칭, 일시 및 장소, 참석자 및 배석자 명단, 진행 순서, 상정 안건, 발언 요지, 결정 사항 및 표결 내용에 관한 사항이 포함되어야 하며, 전자문서시스템을 통하여 회의록을 생산 또는 등록하여 관리하여야 한다.

제11조(기록물의 등록) ① 기록물을 생산 또는 접수한 때에는 전자문서시스템에 기록물을 등록하여 생산·접수등록번호를 부여하는 시점은 다음 각 호의 어느 하나에 따른다.

1. 결재권자의 결재 또는 보고가 끝난 후 생산등록번호를 부여한다.

2. 반려된 문서 또는 재작성 전의 원본문서는 반려된 직후 또는 재작성된 문서로 교체된 직후 생산등록번호를 부여한다. 다만, 전자문서시스템으로 반려 또는 재작성전 문서를 원본의 첨부 형태로 관리하는 형태에는 별도의 등록번호를 부여하지 않을 수 있다.

3. 사진·필름류는 촬영물 중 보존대상 기록물을 선정한 후 생산등록번호를 부여한다.

4. 영화·비디오·오디오류는 촬영·녹화 또는 녹음된 기록물을 편집하여 기록물이 완성된 후 생산등록번호를 부여한다.

5. 접수기록물에 대하여는 접수와 동시에 접수등록번호를 부여한다.

② 등록정보를 임의로 수정 또는 삭제되지 아니하도록 관리하여야 한다.

③ 기록물 등록번호는 처리부서와 연도별 등록일련번호로 구성한다. 다만, 기록물 등록번호 표기방식은 사장이 정한다.

④ 기록물의 본문과 첨부물의 규격차이가 심하거나 상호 다른 기록매체로 구성되어 있는 등, 첨부물을 본문과 분리하여 각각 관리할 필요가 있는 경우에는 첨부물을 별도로 등록하여야 한다. 이 경우 첨부물의 등록번호는 본문의 생산등록번호 또는 접수등록번호에 첨부일련번호를 추가한 번호로 구성한다.

제12조 (공식문서외의 중요기록물의 등록·관리) ① 공식문서 외의 중요기록물 중 관리가 필요하다고 인정되는 기록물은 그 기록물을 생산한 부서에서 전자문서시스템으로 등록하여야 한다.
② 제1항에도 불구하고 기록물의 특성상 그 등록·분류·편철 등의 방식을 달리 적용할 필요가 있다고 인정되는 기록물의 경우에는 관련 부서장이 기록관의 장과 협의하여 따로 정할 수 있다.

제13조(기록물의 분류) ① 기록물의 보존기간·공개여부 등을 분류하여 관리하여야 한다.
② 기록관리기준표에 따라 처리부서별·단위과제별로 해당 기록물을 분류하여 관리하여야 한다.
③ 기록물의 분류 및 편철은 등록과 동시에 실시한다.

제14조(편철 및 관리) ① 기록물은 보존기간, 공개 여부 등을 분류하여 관리하여야 한다.
② 각 처리부서는 기록물의 원활한 수집 및 이관을 위하여 매년 기록물의 생산현황을 기록물관리부서에 통보하여야 한다.
③ 기록관의 장은 기록물의 관리 상태를 정기 또는 수시로 점검하여야 한다.
④ 업무수행과정이 반영되도록 단위과제의 범위 안에서 1개 이상의 기록물철을 만들어 해당 기록물을 편철하여야한다. 다만, 2권 이상으로 분철된 기록물철은 기록물철의 분류번호 중 기록물철 식별번호 다음에 괄호를 하고 괄호 안에 권호수를 기입한다.
⑤ 기록물철을 작성한 경우에는 전자문서시스템으로 기록물철 분류번호를 부여하고 이를 기록물철에 표기하여야한다.
⑥ 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물을 기록물 분류기준 및 기록물 종류별로 적합한 보존용 파일 및 용기에 넣어 관리하여야한다.

제15조(일반문서류의 편철 및 관리) ① 처리부서에서 업무가 진행 중에 있거나 또는 업무에 활용중인 일반문서류는 진행문서파일에 발생순서·논리순서로 관리한다.
② 기록물철의 맨 위에는 기록물철 표지를 놓고, 그 다음에는 색인목록을 놓은 다음 문서를 순서대로 배열하여 편철한다. 다만, 기록물철당 편철량은 100매 이내로 함을 원칙으로 한다.
③ 처리완결된 일반문서류는 진행문서파일에서 분리하여 보존용지를 추가로 씌워 보존상자에 넣어 관리한다.

제16조(전자기록물의 편철 및 관리) ① 전자문서시스템에 탑재된 기록물분류기준표 단위업무별로 작성된 사안별 편철기준에 따라 기록물철을 등록하고, 해당기록물철에 생산 및 접수된 기록물을 등록한다.
② 전자문서시스템에 등록된 개별 건은 단위업무와 연계된 기록물철에 편철하여야 한다.

제17조(간행물의 관리) ① 간행물을 발간하고자 하는 때에는 기록물관리부서로부터 발간등록번호를 부여받아야 한다.
② 발간하는 간행물에 제1항의 규정에 따른 발간등록번호를 표기하여야 하며, 간행물을 발간한 때에는 지체 없이 간행물 3부를 기록물관리부서에 송부하여 보존·활용되도록 하여야 한다.

제18조(시청각 기록물의 관리) 업무수행과 관련하여 사진·필름·테이프·비디오·음반·디스크 등 영상 또는 음성형태의 기록물을 생산한 경우에는 그 기록물을 관리하고 이를 기록물관리부서에 이관하여야 한다.

제19조(기록물의 정리) ① 기록관의 장은 공사에서 생산 완결된 기록물의 정리를 위하여 직원을 대상으로 매년 공개여부·접근권한 재분류, 분류·편철·확정 등에 관한 교육을 실시하여야 한다.

② 각 처리부서는 매년 2월 말까지 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여야 하며, 기록물의 정리는 다음 각 호의 사항을 포함하여 실시한다.

1. 전자문서시스템에 등록되지 않은 기록물이 있는지 여부를 확인하여 누락기록물을 추가로 등록한다.

2. 등록정보와 실제 기록물 상태가 일치되는지 여부를 확인하여 미비사항을 보완한다.

3. 접근권한, 공개여부, 비밀여부를 확인하여 해당 항목의 변경이 필요한 경우에는 등록정보를 수정한다.

4. 생산등록번호 또는 접수등록번호가 표시되지 않은 기록물이 있는지 여부를 확인하여 누락된 기록물의 생산등록번호 또는 접수등록번호를 표기한다.

5. 기록물철을 생산연도별·보존기간별로 구분하여 보존상자에 담는다. 이 경우 생산연도는 그 기록물철의 종료연도를 기준으로 한다.

③ 기록관의 장은 필요하다가 인정되는 경우 처리부서별로 기록물 정리일정을 달리하여 실시할 수 있다.

제4장  기록물의 관리

제20조(기록관리기준표) ① 업무과정에 기반을 둔 기록관리기준표를 작성·운영하여야 하며, 기록관리기준표의 관리항목은 업무설명, 보존기간 및 책정사유, 비치기록물 해당여부 공개여부 등의 관리기준을 포함하여야 한다.
② 기록관리기준표는 정부기능분류체계의 단위과제별로 작성하는 것을 원칙으로 하되 공개여부 및 보존기간은 공사의 상황에 맞게 설정·운영 할 수 있다.

제21조(보존기간) ① 기록물의 보존기간은 영구, 준영구, 30년, 10년, 5년, 3년, 1년으로 구분한다.
② 기록물의 보존기간은 기록물철 단위로 책정하되 단위과제별 보존기간을 적용한다.
③ 보존기간의 기산일은 기록물철단위로 기록물의 처리가 완료된 날이 속하는 다음년도의 1월 1일로 한다.

제22조(공개여부의 구분관리) ① 기록물은 건 단위로 공개여부를 구분한다.
② 기록물의 공개여부 구분표시는“공개, 비공개, 부분공개”중 하나를 선택하여 표시할 수 있다. 다만, 부분공개 또는 비공개의 경우“부분공개( )”또는 “비공개( )”로 표시하고, 「공공기관의 정보공개에 관한법률」 제9조제1항의 각 호의 번호 중 해당 번호를 괄호 안에 표시하여 관리한다.

제23조(접근권한 관리) ① 기록물의 무결성 보장 및 비공개 기록물의 체계적 관리를 위하여 접근범위를 구분하여 관리한다.
② 접근권한은 기록물의 접근자를 기준으로 기록물 내용 및 목록정보로 구분하여 접근범위를 설정할 수 있다.
③ 전자문서시스템 생산·보존 기록물은 임의로 수정·삭제 할 수 없다.

제24조(서고관리) ① 기록관의 장은 보존 중인 기록물에 대하여 2년마다 정수점검 및 실태조사를 실시하여야 한다.

② 기록관의 장은 기록물관리 실태를 점검한 결과 시정이 필요하다고 판단되는 경우에는 필요한 조치를 요청할 수 있다.

③ 기록물관리 서고는 서가번호를 표시하여 기록물의 보존위치를 식별할 수 있게 하여야 한다.
④ 기록관의 장은 서고 관리책임자를 지정하고, 그 관리책임자에 의하여 서고의 출입과 기록물의 입·출고가 통제되도록 하여야 한다.

⑤ 기록관의 장은 서고를 통제구역으로 지정하고 서고출입대장을 작성·관리하여 보안관리를 철저히 하여야 한다.

⑥ 서고는 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람·견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관의 장의 허가를 받아야 한다.

제25조(비치기록물의 지정) ① 비치기록물로 지정된 기록물철에 대하여는 기록관리기준표로 정하는 비치기간까지 처리부서에 보관한다.
② 비치기록물을 보존하고 있는 처리부서장은 비치기록물의 비치기간 종료 시 다음년도 중 기록물관리부서로 이관해야한다.
③ 보존기간 기산일로부터 10년이 경과한 기록물로서 보존기간이 30년 이상인 기록물은 인수한 다음년도 중으로 기록물관리부서로 이관해야한다.

제26조(기록물의 이관) ① 기록물을 처리부서에서 보존기간의 기산일부터 2년의 범위 내에서 보관한 후 기록물철 단위로 관할 기록물관리부서로 이관하여야 한다.

② 업무에 수시로 참고할 필요가 있는 경우에는 보존기간의 기산일부터 10년의 범위 내에서 기록물철 단위로 이관시기를 연장할 수 있다.
③ 제2항에 따른 기록물의 경우 사전에 기록물이관시기 연장신청서를 기록물관리부서에 제출하여야 하며, 업무 참고의 목적이 완료된 경우에는 지체 없이 기록물관리부서로 해당 기록물을 이관하여야 한다.
④ 전자기록물을 이관하는 경우에는 진본성, 무결성 등이 보장될 수 있도록 이관대상 기록물을 검수(檢收)하고, 오류가 없는 기록물에 대하여 전자서명 및 전자기록물이 제시된 시점을 확인한 정보(이하“시점확인 정보”라 한다)를 포함하여 이관하여야 한다.
⑤ 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물을 이관하는 경우에는 이관 대상 기록물철을 단위과제별로 구분하여 보존상자에 넣은 후 이관목록과 함께 제출하여야 한다.

제27조(기록물 생산현황 통보대상) 각 처리부서는 매년 5월 31일까지 기록관의 장에게 전년도의 기록물 생산현황을 통보하여야한다.

제28조(처리부서 기록물 인수) ① 기록관의 장은 이관 대상 기록물을 인수·관리하여야 한다.
② 전자기록물을 인수하는 경우에는 전자서명의 확인 등 그 전자기록물의 진본확인 절차를 거쳐야 한다.
③ 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물을 인수하는 경우에는 원본 및 목록의 일치 여부, 물리적 상태 확인 등의 검수절차를 거쳐야 한다.
④ 제2항 또는 제3항에 따른 기록물의 진본 확인절차, 품질검사 및 검수절차 과정에서 미비사항 또는 오류사항을 발견한 경우에는 이를 이관을 요청한 처리부서로 즉시 통보하여야 하며, 해당 처리부서는 미비사항 또는 오류사항을 수정‧보완한 후에 재이관하여야 한다.

제29조(기록물의 폐기) 기록관의 장은 보존 중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물에 대하여는 생산부서 의견조회, 기록물관리 전문요원의 심사, 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 처리하여야 한다.

제30조(기록물평가심의회) ① 기록관의 장은 공사의 기록물 평가 및 폐기를 위하여 기록물평가심의회(이하“심의회”라 한다)를 구성·운영하여야 한다.
② 심의회의 위원장은 외부위원 중 호선하고, 위원은 위원장을 포함하여 5인 이내로 구성하되, 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 소속직원과 민간전문가 2인 이상을 포함하여 구성한다.
③ 위원은 다음의 자 중에서 사장이 임명 또는 위촉한다.
1. 공사에 재직 중인 임원 및 3급 이상 직원
2. 기록물관리에 관한 학식과 경험이 풍부한 자
④ 위원의 임기는 2년으로 하며 연임할 수 있다. 다만, 소속 직원의 임기는 그 직위에 재직하는 기간으로 한다.
⑤ 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.
1. 폐기대상 기록물에 대한 심사결과의 적정성 여부
2. 기록물에 대한 보존기간의 재책정, 보류 또는 폐기
3. 그 밖의 기록물관리 업무와 관련하여 자문 및 심의가 필요한 사항
⑥ 심의회의 운영에 필요한 사항은 세칙으로 정한다.

제5장  직인관리

제31조-제43조(삭제 2024. 3. 11.)

제6장  벌  칙(개정 2024. 3. 11.)

제31조(벌칙) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 자는 징계 등 기타 필요한 조치를 하여야 한다.(개정 2024. 3. 11.)
1. 기록물을 무단으로 파기한 자
2. 기록물을 무단으로 은닉 또는 유출한 자
3. 기록물을 중과실로 멸실시킨 자
4. 기록물을 고의 또는 중과실로 일부 내용이 파악되지 못하도록 손상시킨 자

5. 비공개 기록물에 관한 정보를 목적 외의 용도로 사용한 자
6. 결재가 끝난 문서를 등록하지 아니한 자
7. 결재권자를 상향 또는 하향 조정하여 기안·검토 및 결재를 한 자
8. 직인을 부당하게 사용한 자
9. 보고지연의 책임이 있는 자
10. 업무협조지연의 책임이 있는 자

제7장  보  칙(개정 2024. 3. 11.)

제45조(삭제 2024. 3. 11.)

제32조(시행세칙) 이 규정의 시행에 필요한 사항은 세칙으로 정한다.(개정 2024. 3. 11.)

부    칙 (제정 2019.12.31. 규정 제24호)

제1조(시행일) 이 규정은 공사 설립일 부터 시행한다.

제2조(위임규정) 이 규정 시행 전에 이미 시행된 사항은 이 규정에 의하여 시행된 것으로 본다.

부    칙 (개정 2020.12.10. 규정 제49호)

제1조(시행일) 이 규정은 발령한 날부터 시행한다.

제2조(위임규정) 이 규정 시행 전에 이미 시행된 사항은 이 규정에 의하여 시행된 것으로 본다.

부    칙 (개정 2021.06.24. 규정 제59호)

제1조(시행일) 이 규정은 발령한 날부터 시행한다.

제2조(위임규정) 이 규정 시행 전에 이미 시행된 사항은 이 규정에 의하여 시행된 것으로 본다.

부    칙 (개정 2022.11.30. 규정 제90호)

제1조(시행일) 이 규정은 발령한 날부터 시행한다.

제2조(위임규정) 이 규정 시행 전에 이미 시행된 사항은 이 규정에 의하여 시행된 것으로 본다.

부    칙 (개정 2023.04.20. 규정 제96호)

제1조(시행일) 이 규정은 발령한 날부터 시행한다.

제2조(위임규정) 이 규정 시행 전에 이미 시행된 사항은 이 규정에 의하여 시행된 것으로 본다.

부    칙 (개정 2024.03.11. 규정 제116호)

제1조(시행일) 이 규정은 발령한 날부터 시행한다.

제2조(위임규정) 이 규정 시행 전에 이미 시행된 사항은 이 규정에 의하여 시행된 것으로 본다.

[별표1] (개정 2020.12.10., 2021.06.24., 2023.04.20.), (삭제 2024.03.11.)